Manajemen Kantor Arsitek Dimulai dari yang Kecil

MANAJEMEN KANTOR ARSITEK DIMULAI DARI YANG KECIL

Oleh :
Yudhiarma, ST.MT. (yudhiarma@gmail.com)
Staf Pengajar Program Studi Arsitektur Politeknik Negeri Pontianak

PENDAHULUAN
Arsitek adalah profesi yang menuntut kemampuan untuk bekerja sendiri maupun tim. Oleh karena itu arsitek harus dibekali pula dengan kemampuan manajerial. Sayangnya dalam banyak mata kuliah yang ada pada perguruan tinggi arsitektur kebanyakan hanya menekankan bagaimana me-manage proyek. Lalu bagaimana me-manage sebuah perusahaan?
Bagi yang mempunyai jiwa enterpreneur sejati, tentu hal ini tidaklah sulit. Bagi yang mengerti bahwa semua pekerjaan harus dikerjakan oleh para ahlinya, hal ini juga tidak menjadi suatu hal yang harus repot untuk dipikirkan. Cuma yang harus diingat, seorang arsitek tidak memulai karirnya langsung menjadi arsitek terkenal! Tapi dengan langkah-langkah kecil untuk jalan yang panjang di depannya.
Tulisan ini dibuat untuk membuka wawasan bagi para calon arsitek muda dalam mengembangkan diri dan pada akhirnya mampu untuk memiliki kemampuan manajerial nya, dan pada akhirnya menjadi seorang arsitek yang bukan hanya mengerti pengetahuan teknis bangunan, tapi juga mengerti mengatur perusahaan dan tenaga kerja nya.

SETELAH LULUS MAU KEMANA?
Demikianlah pertanyaan yang sering diajukan banyak orang untuk seorang sarjana arsitektur bahkan saat dia akan memilih jurusan arsitektur sebagai sebagai bidang ilmu yang ditekuninya.
Sebenarnya sarjana arsitektur itu diharapkan dapat menjadi arsitek setelah mereka lulus. Tapi ternyata tidak semudah itu menjadi arsitek. Belum lagi penghargaan terhadap arsitek di Indonesia dinilai masih kurang. Tak jarang sebuah karya desain arsitektur hanya dihargai berdasarkan jumlah lembar gambarnya. Kondisi yang sangat menyedihkan.
Memang tidak ada salahnya untuk memilih profesi lain, selain menjadi arsitek murni. Hanya sekitar 17% sarjana arsitektur yang akhirnya berprofesi menjadi arsitek . Tapi itu bukanlah suatu kegagalan dalam dunia pendidikan arsitektur. Hal ini memang terjadi karena memang jumlah proyek konstruksi yang ada di Indonesia tidaklah banyak.
Bagi mahasiswa lulusan arsitektur yang pada akhirnya memilih untuk menjadi arsitek, tentu akan memulai karirnya menjadi asisten arsitek pada sebuah biro atau konsultan perencana, atau bahkan bekerja di site konstruksi menjadi pengawas proyek. Bagi yang cukup berani mengambil resiko dan memiliki modal, membuka biro atau perusahaan sendiri juga bisa menjadi pilihan.

Gambar 1 : Ilustrasi akan kebingungan para lulusan sekolah seni Lehigh Arts and Sciences dalam mencari pekerjaan karena perusahaan mencari orang yang berpengalaman

JALAN PANJANG MENUJU SUKSES
Menjadi sukses itu butuh usaha yang keras. Tidak bisa seorang arsitek langsung sukses tanpa ada pembuktian akan prestasinya. Kunci keberhasilan selalu dimulai dari proyek pertamanya. Proyek pertama biasanya adalah proyek kepercayaan, biasanya didapat dari klien yang merupakan orang-orang terdekat dari arsitek tersebut. Jika proyek tersebut berhasil dibangun, maka proyek tersebut akan menjadi pengalaman pekerjaan pertama bagi seorang arsitek.

Gambar 2 : Arsitek dan klien nya berdiskusi

Dari proyek pertama tadi, akan muncul proyek kedua, ketiga dan seterusnya. Tapi jika mengharapkan orang saja yang datang ke kita, tentu akan sangat sulit mendapatkan proyek. Oleh karena itu seorang arsitek pemula juga harus menjadi marketing yang handal. Berani malu untuk menawarkan jasa desain nya kepada calon klien merupakan kunci keberhasilan arsitek. Tapi bagaimana dengan yang tidak punya keberanian untuk malu?

Disini lah partner mulai dibutuhkan. Seorang marketing yang handal akan menjadi orang yang berada digaris depan untuk kemajuan. Sulit mencari orang yang seperti ini. Akan menjadi nilai plus tersendiri jika arsitek juga seorang marketing yang handal, karena bisa mendapatkan proyek lebih banyak jika harus dilakukan marketing sendirian. Syarat bagi seorang marketing adalah memiliki kemampuan bersosialisasi yang tinggi dan memilki jaringan kerja yang luas. Seorang marketing juga harus bisa meyakinkan calon klien agar mau menjadikan arsitek yang dipromosikan.

Gambar 3 : Port folio arsitek dapat pula menjadi sarana promosi marketing untuk memikat klien

Seiring dengan kerja dari marketing yang bertambah baik, maka akan semakin banyak klien yang bermunculan. Kerumitan proyek pun akan bertambah. Saat itulah arsitek harus menambah tenaga kerja yang akan membantunya. Penambahan ini biasanya dimulai dengan seorang asisten arsitek agar proyek yang ditangani tidak seluruhnya dikerjakan oleh seorang arsitek saja. Sedangkan marketing, selain memasarkan dia juga akan berlaku sebagai administrasi sementara dan jika beban pekerjaannya bertambah, maka dibutuhkan tenaga administrasi untuk membantunya.
Jika pada awalnya arsitek dapat bekerja dengan pengetahuan teknis terbatas yang dimilikinya, maka pada proyek yang lebih banyak dan lebih rumit, pengetahuan tersebut tidak bisa diterapkan dengan baik karena keterbatasan waktu. Tenaga engineer menjadi dibutuhkan, terutama engineer dalam bidang konstruksi. Kepartneran antara seorang arsitek dan engineer sipil merupakan kombinasi terbaik. Seperti sebuah pernyataan "An Architect knows something about everything. An engineer knows everything about one thing" (Seorang Arsitek tahu sedikit tentang banyak hal. Seorang Engineer tahu semua tentang satu hal) .
Tenaga-tenaga lain pun akan bertambah seiring dengan bertambahnya pekerjaan. Penambahan asisten arsitek maupun asisten engineer tidak dapat dihindari. Bahkan penambahan tenaga-tenaga ahli dalam bidang perkotaan, elektrikal dan mekanikal, lingkungan, dan lain-lain tak terhindari. Hal ini menjadikan kantor arsitek ini berubah dari sebuah studio pribadi menjadi biro arsitek dan berkembang menjadi konsultan multi disiplin. Tentu saja semua itu harus diurus masalah hukum nya, terutama tentang status usaha dan perusahaannya.�

Gambar 4 : Sebuah ilustrasi seorang pegawai administrasi melapor akan kebutuhan tenaga kerja kepada kepala perusahaan

Sebuah perusahaan yang baik akan membutuhkan pencatat keuangan dan membukukannya. Tenaga accounting akan memberikan apa yang dibutuhkan dari pencatatan keuangan. Manajemen keuangan pun akan menjadi lebih baik dengan adanya tenaga kerja yang mengerti bagaimana mengatur keuangan. Dengan begitu arsitek tidak perlu repot-repot lagi mengurus keuangan perusahaan dan bisa lebih berkonsentrasi bekerja dengan proyek-proyeknya.
Saat perusahaan yang dimiliki makin kompleks, maka sebaiknya perusahan dipecah menjadi divisi-divisi khusus. Divisi ini bisa terbagi atas dua model :
1. Pembagian divisi berdasarkan bidang keahlian pekerjaan (misalkan : Bidang Arsitektur, Bidang Sipil dan Konstruksi, Bidang Pengawasan)
2. Pembagian divisi berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan (misalkan : Divisi proyek A, Divisi Proyek B, Divisi Proyek C, dst)�
Semakin kompleks perusahaan, maka akan semakin banyak pula bidang-bidang yang akan muncul dari konsultan tersebut. Agar pengontrolan perusahaan makin baik, maka harus dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengatur kegiatan pada perusahaan tersebut agar lebih rapi dan tertib. Perusahaan-perusahaan besar akan sangat konsen dengan hal ini karena berkaitan erat dengan manajemen perusahaan yang bisa meningkatkan citra perusahaan. Perusahaan yang telah mendapatkan ISO akan memberikan nilai yang lebih pada kesempatan mendapatkan proyek yang lebih besar dan prestisius.

�
KESIMPULAN
Tidak menutup kemungkinan bagi para lulusan sarjana arsitek untuk memulai karir dari bawah, selama dia berani melakukannya dan tidak malu untuk mencari klien. Dengan bantuan tenaga marketing, asisten arsitek, engineer, staf administrasi dan akuntan, dan tenaga-tenaga ahli lain akan menjadikan konsultan semakin baik. Tentu saja jika manajemen perusahaan nya juga dikelola dengan baik. Manajemen merupakan kunci keberhasilan dari perusahaan-perusahaan untuk menjadi besar dan lebih besar lagi.



DAFTAR PUSTAKA
2007, Matthew Frederick, 101 Things I Learned in Architecture School, MIT Press
2008, Dr.Ir.Sugeng Triyadi,MT, Bahan Perkuliahan Manajemen Proses Proyek, ITB�
2009, Catatan Kuliah Arsitektur dan Teknologi, Dr.Ir. Sugeng Triyadi, MT tgl 23 Apr 2009


SUMBER GAMBAR
Gambar 1 : http://media.collegepublisher.com/media/paper1233/stills/7e3v0min.jpg
Gambar 2 : http://www.residentialarchitects.us/architect-client-600.jpg
Gambar 3 : http://www.stocklayouts.com/images/Blog/architect-business-marketing-graphic-design.jpg
Gambar 4 : http://www.inso.tuwien.ac.at/typo3temp/pics/7fed762f98.gif